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Gestion des Événements

Le fonctionnement de Hoxa repose sur un principe fondamental : tout est géré "Par Événement".

Plutôt que d'avoir une billetterie globale ou des données mélangées, Hoxa compartimente votre organisation. Chaque Gala, Soirée d'intégration, ou Voyage au ski est créé comme un "Événement" distinct. Cette philosophie vous permet de :

  • Bien séparer les données (participants, ventes, paramètres) pour ne jamais vous emmêler les pinceaux.
  • Créer facilement une billetterie ou des récoltes de cautions dédiées à un événement précis.
  • Naviguer facilement dans l'historique de votre association.

Changer "l'événement actuel"​

Pour travailler sur un événement spécifique, vous devez le sélectionner comme événement actif. Dans la barre de navigation de votre tableau de bord, vous trouverez un sélecteur d'événement (menu déroulant). En cliquant dessus, vous pouvez choisir sur quel événement vous souhaitez travailler.

Astuce

Toutes les actions que vous ferez ensuite (voir les participants, gérer les billetteries, gérer les cautions...) s'appliqueront uniquement à cet événement.

Gérer vos événements​

Créer un événement​

  1. Ouvrez le sélecteur d'événement dans la barre de navigation et cliquez sur Nouvel événement (ou rendez-vous dans la liste globale des événements).
  2. Renseignez le nom de votre événement (ex: "Gala d'Hiver 2024").
  3. Sélectionnez le Mode d'inscription souhaité :
    • Événement simple : idéal pour un événement simple.
    • Parcours d'inscription : conçu pour les gros événements nécessitant un suivi précis du participant sur l'ensemble de ses démarches (son paiement, sa caution, ses documents, etc.). (Plus d'infos sur la page dédiée au Parcours d'inscription)
  4. Une fois créé, Hoxa vous bascule automatiquement dessus. Vous êtes prêt à le configurer !

Modifier un événement​

Pour modifier les détails (nom, dates, description, visuel) :

  1. Rendez-vous sur la page Événements de l'organisation (la liste globale de tous vos événements).
  2. Cliquez sur l'événement que vous souhaitez modifier dans la liste.
  3. Modifiez les champs nécessaires et sauvegardez.

Supprimer un événement​

Attention

La suppression d'un événement est définitive. Cependant, à partir du moment où une activité y est liée (ex: une inscription, un paiement, etc.), la suppression devient impossible pour des raisons de sécurité et de conservation d'historique.

Si votre événement est encore vierge de toute activité :

  1. Rendez-vous sur la page Événements de l'organisation.
  2. Cliquez sur l'événement concerné pour ouvrir ses paramètres, puis cliquez sur le bouton rouge de suppression et confirmez votre choix.

Modules liés​