Récolte de documents
Le module Récolte de documents vous permet d'exiger et de vérifier des fichiers (cartes d'identité, certificats médicaux, décharges de responsabilité) de manière simple et d'automatiser les relances.
Configurer une récolte
Pour créer une récolte, rendez-vous dans l'onglet dédié de votre événement et configurez :
- Le nom et la description : Pour expliquer clairement le but de la récolte (ex: "Dossier Inscription Ski").
- Les documents attendus : Vous pouvez lister tous les documents dont vous avez besoin (ex: "Carte d'identité recto/verso", "Certificat médical", "Attestation de natation").
L'expérience participant
Comme pour les cautions, les participants peuvent transmettre leurs documents de deux façons :
- Intégrée au Parcours d'inscription : S'ils s'inscrivent via un parcours complet, le dépôt des documents sera une étape obligatoire avant de pouvoir finaliser leur inscription.
- Via un lien public : Hoxa génère un lien de dépôt unique. Très pratique pour envoyer à des personnes qui sont déjà inscrites mais qui n'ont pas encore fourni leurs papiers !
Les participants accèdent à une interface propre où ils peuvent téléverser leurs fichiers depuis leur ordinateur ou leur téléphone.
Vérification et Validation (Staff)
Une fois qu'un participant a soumis ses documents, la magie opère d'une façon bien spécifique à Hoxa.
Pour des raisons de sécurité et de confidentialité (RGPD), Hoxa ne stocke jamais les documents de vos participants sur ses serveurs. À la place, le système envoie immédiatement les pièces jointes à l'adresse email de votre association (celle configurée dans vos paramètres globaux).
C'est donc directement depuis votre boîte mail associative que vous pouvez faire la vérification rapide :
- Vous recevez un mail contenant les pièces jointes du participant.
- Dans ce même mail, Hoxa intègre deux boutons d'action rapide : Confirmer et Signaler un problème.
- En un clic depuis le mail, vous validez ou refusez le document !
Vous n'êtes pas obligé de passer par vos mails ! Vous pouvez retrouver l'historique complet des documents soumis et effectuer cette même validation directement depuis l'onglet Documents de votre événement sur Hoxa.
Que ce soit depuis le mail ou le tableau de bord, si vous refusez un document, vous serez invité à saisir un motif de refus (ex: "La photo est floue" ou "Le certificat date de plus d'un an"). Ce motif est crucial car il est instantanément envoyé au participant pour qu'il comprenne son erreur et fournisse un nouveau document.
Grâce à ce fonctionnement, l'association garde le contrôle total et exclusif sur les données sensibles de ses membres, tout en automatisant le suivi administratif !