Planning du Staff
Coordonner des dizaines de bénévoles sur un événement de plusieurs jours est un vrai casse-tête logistique. Le module Planning vous permet de créer des grilles horaires, d'affecter votre staff à des créneaux précis et de gérer les préférences de chacun.
Les Templates (Modèles de planning)
Un template est le squelette de votre planning. C'est un modèle réutilisable que vous concevez une fois et que vous pouvez appliquer à plusieurs événements.
Créer un template
Pour créer un template, vous définissez :
- Un nom et une description (ex: "Planning WEI 3 jours")
- Les horaires de la journée : L'heure de début et de fin de la journée type (ex: 08:00 → 02:00)
- La durée : Le nombre de jours que couvre le planning (de 1 à 14 jours)
- Les postes : La liste des rôles que vous avez besoin de couvrir (ex: "Accueil", "Sécurité", "Logistique", "Animation")
Configurer les créneaux
Une fois les postes définis, vous construisez les créneaux. Chaque créneau correspond à une tranche horaire sur un jour donné, et vous précisez combien de personnes sont nécessaires pour chaque poste sur ce créneau.
Exemple :
| Jour | Créneau | Accueil | Sécurité |
|---|---|---|---|
| Jour 1 | 08:00 → 12:00 | 3 personnes | 2 personnes |
| Jour 1 | 14:00 → 18:00 | 2 personnes | 2 personnes |
| Jour 2 | 08:00 → 12:00 | 2 personnes | 1 personne |
Hoxa s'assure qu'un même créneau n'est pas défini en double sur un même jour.
Appliquer un template à un événement
Une fois votre template créé, vous l'importez sur votre événement pour générer un planning actif. C'est ce planning qui servira à affecter concrètement vos membres.
Affecter le staff
Depuis le planning actif de votre événement, vous pouvez assigner chaque membre de votre staff à un créneau :
- Choisissez un membre de votre association
- Choisissez son poste (parmi les postes définis dans le template)
- Choisissez le créneau (existant dans le template, ou un créneau personnalisé si vous avez un besoin ponctuel)
Modifier une affectation
Si les plans changent, vous pouvez déplacer une affectation vers un autre créneau ou un autre poste en deux clics, sans devoir supprimer et recréer.
Retirer une affectation
Vous pouvez également retirer un membre d'un créneau à tout moment.
Préférences des membres
Pour faciliter la constitution des équipes, chaque membre peut avoir des préférences enregistrées :
- Travailler avec : Les membres avec qui il préfère être affecté.
- Éviter : Les membres avec qui il préférerait ne pas travailler (un même membre ne peut pas être dans les deux listes).
- Créneaux préférés : Les tranches horaires qui l'arrangent le mieux.
- Postes préférés : Les rôles qu'il préfère occuper.
Ces préférences sont visibles lors de l'affectation pour vous aider à constituer des équipes harmonieuses.