Gestion des Trajets et Bus
Le module de Trajets de Hoxa a été pensé pour simplifier au maximum la logistique de transport de votre association (typiquement pour un Week-End d'Intégration, un séjour au ski, ou un déplacement sportif).
Plutôt que de gérer des tableaux Excel compliqués, Hoxa vous permet de créer des trajets, d'y assigner des véhicules, de répartir les participants et de faire l'appel le jour du départ.
Configurer un Trajet
Pour commencer, vous devez créer un "Trajet" global (ex: "Aller-Retour WEI") depuis l'onglet Bus. Lors de la création ou de l'édition du trajet, vous allez configurer votre flotte de véhicules :
- Libellé du véhicule : Nommez votre bus (ex: "Bus 1 - Ambiance", "Bus 2 - Calme", ou "Minibus").
- Capacité : Définissez le nombre de places exact pour chaque véhicule afin d'éviter le surbooking.
Vous pouvez bien sûr ajouter, modifier ou supprimer des véhicules de votre flotte à tout moment selon vos besoins logistiques.
Inscription publique et Billetterie
Il existe deux manières pour vos participants de réserver leur place dans un bus, selon si le trajet est gratuit ou payant :
- Inscription publique (Gratuit) : Depuis les paramètres du trajet, vous pouvez activer l'option d'inscription publique. Hoxa génère alors un lien dédié où n'importe qui peut s'inscrire gratuitement et choisir sa place (en voyant les places restantes).
- Lien avec la Billetterie (Payant ou Gratuit) : Si vous souhaitez faire payer la place dans le bus (ou l'intégrer à un achat), vous devez lier votre trajet directement à votre Billetterie ou votre Parcours d'inscription. Les participants prendront ainsi leur place au moment d'acheter leur billet d'événement.
Dans les deux cas, leurs choix se répercuteront automatiquement et en temps réel dans vos listes de remplissage !
Gérer la répartition des passagers
Depuis le tableau de bord du trajet, vous disposez d'une vue claire sur le remplissage de vos véhicules. Vous pouvez organiser vos bus très facilement :
- Assigner un participant : Vous pouvez sélectionner une personne déjà inscrite à l'événement et la placer dans un bus.
- Ajout manuel (Externe) : Si vous avez un passager qui ne participe pas à l'événement global (ex: le chauffeur, un staff externe), vous pouvez l'ajouter manuellement en renseignant simplement son nom et prénom.
- Déplacer un passager : Si un groupe d'amis est séparé, vous pouvez déplacer un passager d'un bus à l'autre en deux clics.
- Désassigner : Vous pouvez retirer un passager d'un bus si besoin.
Valider les présences (Jour J)
Le jour du départ, vous pouvez utiliser Hoxa pour valider les présences directement depuis votre téléphone.
Pour chaque passager, vous disposez de deux boutons de pointage (un pour l'Aller et un pour le Retour). Vous savez ainsi en temps réel qui est présent dans le bus et qui manque à l'appel !