Gestion des Participants
Le module Participants regroupe l'intégralité des personnes inscrites à l'événement actuellement sélectionné. C'est votre base de données centrale pour un événement donné.
Que vos participants se soient inscrits via une billetterie simple ou un parcours d'inscription complet, ils atterriront tous dans cette liste.
La liste des participants
Depuis cet espace, vous disposez d'un tableau de bord complet pour gérer vos inscrits :
- Visualisation globale : Vous pouvez voir d'un coup d'œil qui est inscrit, avec quel type de billet.
- Filtres et recherche : Retrouvez rapidement une personne par son nom, ou filtrez la liste (ex: "Afficher uniquement les personnes ayant pris l'option Repas Végétarien").
- Détails complets : En cliquant sur un participant, vous ouvrez sa fiche détaillée. Vous y retrouverez ses informations personnelles, son billet, ses options et son bus.
Valider les présences (Jour J)
Le jour de votre événement, la page Participants se transforme en outil de contrôle d'accès. Vous pouvez :
- Scanner les billets (QR Codes) directement depuis l'application pour marquer la personne comme "Présente".
- Pointer manuellement : Si une personne a oublié son billet, vous pouvez la rechercher par son nom dans la liste et la mettre présent.
Hoxa empêche automatiquement de scanner deux fois le même billet pour éviter les fraudes à l'entrée.
Ajouts et suppressions manuelles
Bien que la majorité de vos participants s'inscriront d'eux-mêmes en ligne, vous gardez toujours la main :
- Ajout manuel : Utile si vous souhaitez ajouter manuellement un participant depuis le tableau de bord.
- Suppression : En cas d'erreur ou d'annulation, vous pouvez retirer un participant de la liste (cela libérera sa place si vous avez des quotas).
Exporter les participants
Vous pouvez exporter la liste des participants pour vos besoins organisationnels. L'export tient compte des filtres actifs : vous pouvez par exemple n'exporter que les participants ayant pris une option précise.