Suivi des Paiements
La page Paiements centralise l'ensemble des transactions financières de votre association : billetteries, adhésions, encaissements physiques (POS)... Tout remonte ici sous forme d'un registre complet et consultable.
La liste des paiements
Chaque ligne correspond à une commande d'un acheteur. Pour chaque paiement, vous retrouvez :
- L'acheteur : Nom, prénom, email, téléphone.
- Le montant et la méthode de paiement utilisée (HelloAsso, Carte bancaire, Lydia, Espèces).
- Le statut de la transaction (voir ci-dessous).
- La billetterie ou le service associé à la commande.
Filtrer et trier
Vous pouvez affiner la liste grâce à plusieurs filtres :
- Recherche par nom ou email
- Statut du paiement
- Méthode de paiement (HelloAsso, CB, Lydia, Espèces)
- Billetterie concernée
- Adhérent (filtrer les paiements liés ou non à un adhérent)
- Période (date de création)
La liste est également triable par nom, montant, statut, méthode ou date.
Les statuts d'un paiement
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Le paiement a été initié mais pas encore finalisé |
| En attente de paiement | La commande est créée, l'acheteur doit encore payer (espèces ou lien de paiement envoyé) |
| Complété | Le paiement a été encaissé avec succès |
| Partiellement remboursé | Une partie du montant a été remboursée |
| Remboursé | La totalité du montant a été remboursée |
| Échoué | Le paiement a échoué côté prestataire |
| Annulé | La commande a été annulée |
| Expiré | Le délai de paiement est dépassé |
Gérer un paiement
En cliquant sur une ligne, vous ouvrez la fiche détaillée de la commande.
Détails de la commande
La fiche affiche le récapitulatif complet de ce que l'acheteur a acheté, ligne par ligne :
| Élément | Description |
|---|---|
| Billet(s) | Le tarif sélectionné, la quantité et le prix unitaire |
| Option(s) | Les options ajoutées à la commande (ex: T-shirt, repas...) |
| Place de bus | Le bus et le créneau réservés, le cas échéant |
| Adhésion | La cotisation incluse dans le panier, si applicable |
| Coupon | Le code de réduction utilisé, son type et sa valeur |
Vous y voyez également le total de la commande, le montant déjà remboursé et le montant encore remboursable.
Actions disponibles
Plusieurs actions sont disponibles depuis cette fiche, selon le statut du paiement :
Valider un paiement en espèces
Si un participant a choisi de "Payer en espèces" lors de son achat, sa commande apparaît avec le statut En attente de paiement. Une fois l'argent récupéré en main propre, un membre du staff peut cliquer sur Valider depuis cette fiche. Hoxa enverra alors automatiquement le billet ou la confirmation à l'acheteur par email.
Rembourser
Hoxa gère les remboursements de manière très précise :
- Partiel ou total : Vous choisissez librement le montant à rembourser.
- Par ligne de commande : Vous pouvez sélectionner uniquement certains éléments (ex: rembourser seulement l'option T-shirt, mais conserver la place de l'événement).
- Suppression liée : Lors d'un remboursement total, Hoxa vous propose de supprimer automatiquement l'entité associée (billet, adhésion...) pour libérer la place immédiatement.
Seuls les paiements au statut Complété ou Partiellement remboursé peuvent faire l'objet d'un remboursement. Les paiements HelloAsso et Lydia sont remboursés directement via le prestataire.
Exporter les paiements
Vous pouvez exporter la liste des paiements pour votre comptabilité. L'export tient compte des filtres actifs : vous pouvez par exemple n'exporter que les paiements en espèces d'une billetterie précise.