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Gestion des Cautions

Fini les chèques qui se perdent ou les enveloppes remplies d'espèces ! Le module Cautions de Hoxa vous permet de sécuriser vos événements (location de matériel, dégradations dans un logement) de manière entièrement numérique.

Le principe est simple : le participant enregistre une empreinte bancaire en ligne. L'argent n'est pas débité de son compte. Vous ne l'encaissez que s'il y a un problème, après l'événement.

Configurer une campagne de caution​

Pour mettre en place une caution sur votre événement, rendez-vous dans l'onglet Cautions et définissez ces paramètres :

  • Nom et Description : Pour expliquer clairement au participant à quoi sert cette caution (ex: "Caution Logement WEI").
  • Montant : La somme maximale que vous êtes autorisé à prélever en cas de problème (ex: 200€).
  • Date limite de prélèvement : La date jusqu'à laquelle la caution est valide (généralement quelques jours après la fin de votre événement). Passé cette date, l'empreinte bancaire expire automatiquement.

L'enregistrement par le participant​

Vos participants peuvent déposer leur caution de deux manières :

  1. Via le Parcours d'inscription : Si vous avez activé l'étape "Caution", le participant devra obligatoirement enregistrer sa carte bleue pendant son inscription globale.
  2. Via un lien public dédié : Hoxa génère un lien de dépôt de caution indépendant. Vous pouvez l'envoyer à vos participants pour qu'ils régularisent leur situation à tout moment.

L'opération est 100% sécurisée et gérée via les partenaires de paiements configurés.

Encaissement ou Libération (Post-événement)​

Après votre événement, c'est l'heure du bilan. Depuis votre tableau de bord, vous avez accès à la liste de toutes les cautions sécurisées.

Deux choix s'offrent à vous pour chaque participant :

1. La libération (Tout s'est bien passé)​

Si le matériel est rendu intact ou le logement propre, vous n'avez rien à faire. La caution expirera toute seule à la date limite configurée. Cependant, si vous souhaitez rassurer un participant, vous pouvez cliquer sur Libérer pour annuler l'empreinte bancaire immédiatement.

2. L'encaissement (En cas de problème)​

En cas de dégradation, vous pouvez choisir d'encaisser la caution.

  • Montant partiel ou total : Vous n'êtes pas obligé de prélever la totalité ! Si la caution est de 200€ mais que la casse ne vaut que 30€, vous pouvez choisir de ne prélever que 30€.
  • Raison obligatoire : Pour des raisons de transparence, Hoxa vous obligera à justifier ce prélèvement (ex: "Chaise cassée dans le salon"). Cette raison sera incluse dans les logs de l'association.

Une fois le prélèvement validé, l'argent est viré sur le compte de l'association !

Attention

Une fois qu'un prélèvement a été effectué (qu'il soit partiel ou complet), l'empreinte bancaire est consommée. Il n'est donc plus possible de prélever à nouveau sur cette même caution par la suite. Soyez sûr de votre montant global avant de valider l'encaissement.