Billetterie
Le module de Billetterie est le cœur financier de vos événements sur Hoxa. Peu importe le type d'événement que vous organisez (un événement simple ou un Parcours d'inscription complexe), c'est grâce à la billetterie que vous configurez vos tarifs et récoltez les paiements.
C'est l'outil qui permet à vos participants de choisir leur billet et de procéder au règlement (en ligne de manière sécurisée, ou en espèces).
Configurer votre Billetterie
La création d'une billetterie se fait par étapes successives, vous permettant de personnaliser entièrement l'offre de votre événement. Voici toutes les options à votre disposition :
1. Détails
Commencez par définir les informations de base de votre billetterie :
- Nom : Le titre de votre billetterie (ex: "Billetterie Gala").
- Description : Un texte explicatif visible par les participants.
- Expiration : La date et l'heure à laquelle les ventes seront automatiquement clôturées.
2. Tarifs
Créez autant de tarifs que nécessaire pour votre événement. Pour chaque tarif, vous pouvez gérer :
- Nom et description
- Montant normal : Le prix standard.
- Montant adhérent : Le tarif réduit. Hoxa vérifiera automatiquement si l'acheteur est bien adhérent de l'association avant de lui accorder la réduction.
- Places max : Le quota (stock) spécifique à ce tarif.
3. Options
Proposez des suppléments à vos participants (ex: Repas, T-shirt, Écocup). Pour chaque option :
- Nom et description
- Prix standard et Prix adhérent
- Type de prix :
- Fixe (un montant classique en euros)
- % Total (un pourcentage appliqué sur le prix total du panier)
- % Ticket (un pourcentage appliqué uniquement sur le prix du billet sélectionné)
- Places max totales : Le stock disponible pour cette option.
- Maximum par commande : Le nombre maximum de cette option qu'un participant peut sélectionner par commande.
4. Bus
Si vous organisez un transport, vous pouvez lier un trajet en bus à votre billetterie. Cela permet aux participants de prendre une place dans le bus (gratuitement ou en payant un supplément) directement au moment d'acheter leur billet. (Plus d'infos sur la page dédiée aux Trajets et Bus)
5. Coupons
Boostez vos ventes ou offrez des avantages via des bons de réduction. Vous pouvez configurer :
- Code du coupon (ex: "STAFF2026")
- Type de réduction : En pourcentage (%) ou montant fixe (en euros).
- Utilisations max : Le nombre limite d'utilisations de ce code.
- Date d'expiration : Jusqu'à quand le code est valide.
- Description : Un rappel interne de l'utilité du coupon.
6. Formulaire
La billetterie n'est pas qu'un simple achat : c'est l'occasion de récolter des informations personnalisées. Vous pouvez poser des questions obligatoires ou facultatives à vos participants lors de l'achat (ex: "Régime alimentaire", "Personne à contacter en cas d'urgence").
7. Paramètres supplémentaires
Affinez le comportement global de votre billetterie :
- Autoriser le paiement en espèces : Active la possibilité d'ajouter des règlements manuels en espèces.
- Réserver la billetterie aux adhérents : Bloque l'accès à toute personne n'étant pas membre de l'association.
- Nombre max de billets : Une limite (quota global) du nombre de places sur l'ensemble de la billetterie, tous tarifs confondus.
L'expérience d'achat
Du côté du participant, l'expérience est pensée pour être la plus fluide et rapide possible :
- Il arrive sur la page publique et sélectionne le tarif souhaité.
- Il ajoute ses éventuelles options, bus, et saisit un code coupon si besoin.
- Il renseigne ses informations de base et répond au formulaire personnalisé.
- Il procède au paiement en ligne de manière sécurisée.
Dès que le paiement est validé, il reçoit instantanément son billet sous forme de QR Code par email, et son nom apparaît en temps réel dans votre onglet Participants.
Accepter les paiements en espèces
Si vous activez l'option "Autoriser le paiement en espèces" dans les paramètres de la billetterie, vos participants pourront choisir cette méthode directement lors de leur achat en ligne :
- L'acheteur fait son parcours normalement et choisit "Payer en espèces" au moment du règlement.
- Sa commande est enregistrée dans Hoxa avec le statut "En attente de paiement".
- Lorsqu'il vient vous donner l'argent physiquement, un membre du staff se rend dans la liste globale des paiements pour valider la transaction.
- Dès la validation, le billet est automatiquement généré et envoyé par email au participant !
(Plus d'infos sur la page dédiée aux Paiements)